تستعين بمستشار أعمال أو بشركة استشارات إدارية؟ أحد عشر سؤالاً تطرحها قبل توقيع العقد، مع علامة الإجابة الجيّدة والإجابة المقلقة.
اجتماع جيّد، وعرض تقديمي مرتّب، واسم معروف: يبدو ذلك كافياً لتوقيع عقد استشارات إدارية. ليس كافياً.
الطريقة الأوثق لاختيار مستشار أعمال أو شركة استشارات إدارية هي أن تطرح الأسئلة وتنتبه إلى إجاباته. في هذا المقال أحد عشر سؤالاً، ولمعظمها يبيّن كيف تبدو الإجابة الجيّدة وأيّ إجابة يجب أن تقلقك.
لا حاجة إلى أن تطرح هذه الأسئلة كأنك في تحقيق. حديث عادي يكفي. وانتبه أيضاً إلى الأسئلة التي يجيب عنها المستشار من تلقاء نفسه قبل أن تسألها.
جمعت هذه القائمة من أدلّة إرشادية معتبرة في اختيار المستشار. ومصادرها في آخر المقال.
أولاً سؤال لك أنت: هل تعرف إلى أين تريد أن تذهب ولماذا؟
كتبت في مقال الشركة التي تقف في مكانها تصير مستنقعاً أن الحركة هي أن تعرف إلى أين تذهب، ولماذا تذهب، وكيف. إن عرفت «لماذا» ولم تعرف «كيف»، يستطيع شخص أن يدلّك على الطريق. أما من لا يعرف إلى أين يريد أن يذهب، فلا أحد يستطيع أن يدلّه على الطريق.
المستشار هو ذلك الشخص الذي يدلّ على الطريق. أما الوجهة فعليك أنت أن تعرفها.
وهناك خطأ يحسن أن تبتعد عنه قبل التعاقد: أن تكون قد اتّخذت قرارك وتريد فقط من يؤيّده. أصحاب الأعمال الذين يذهبون إلى المستشار بهذه النيّة يخرجون غالباً بتجربة سيّئة من العمل معه.
١. قبل أن تقترح علينا شيئاً، ماذا تفعل لتعرف مشكلتنا؟
السبب الحقيقي لمشكلة عملٍ ما يختلف غالباً عمّا يظنّه صاحبه. والمستشار الذي لا يطرح أسئلة جيّدة يشبه طبيباً يكتب الوصفة من دون فحص.
- الإجابة الجيّدة: يجتمع بك قبل كتابة المقترح ويكثر من الأسئلة ليفهم حاجتك.
- علامة مقلقة: يقدّم الحل قبل أن يجمع المعلومات.
٢. حين تنتهي هذه المهمّة، ما الذي سيكون قد تغيّر في عملنا التجاري؟
هذا السؤال يبحث عن النتيجة، لا عن قائمة الأعمال التي يقوم بها المستشار.
- الإجابة الجيّدة: يسمّي نتيجة محدّدة للعمل التجاري يمكن قياسها.
- علامة مقلقة: يشرح طريقة العمل ومراحلها بدل النتيجة. أو يعد بتغيير بين ليلة وضحاها.
٣. ما الذي تسلّمه بالضبط، وما الذي لا يدخل في العمل؟
كثير من مشاريع الاستشارات يفشل لأن نطاق عمله واسع جداً أو غامض.
- الإجابة الجيّدة: مخرجات محدّدة، والأعمال التي لا تدخل في هذا العقد، وجدول زمني واقعي.
- علامة مقلقة: عبارات عامّة مثل «المرافقة في الاستراتيجية»، من دون مخرجات محدّدة.
٤. من الذي ينفّذ العمل؟
يحدث في شركات الاستشارات أن يبيع كبار الموظفين المشروع ثم ينفّذ معظمَ العمل أشخاص أقل خبرة. والفريق الذي يضمّ كباراً وأشخاصاً أقل خبرة لا ينجح إلا حين يبقى الكبار مشاركين في العمل.
- الإجابة الجيّدة: أسماء من ينفّذون العمل وخبراتهم مذكورة في مقترحه.
- علامة مقلقة: عرضه التقديمي قوي، لكن فريق التنفيذ ضعيف أو غير معروف مَن هو.
إن كنت تدفع مقابل مستوى معيّن من الخبرة، فاكتب هذا المستوى نفسه في العقد.
٥. لمن حقّقت هذه النتيجة نفسها، ومع من نستطيع أن نتحدّث؟
للمعرّف الجيّد أربع صفات: أنه حقيقي، وأن عمله متّصل بحاجتك، وأنه عمل مع هذا الفريق نفسه، وأن عمله يعود إلى السنوات القليلة الأخيرة.
- الإجابة الجيّدة: يعطيك عدّة معرّفين يتحدّثون عنه هو، لا عن شركته فقط.
- علامة مقلقة: يتهرّب من إعطاء معرّفين.
اسأل المعرّف: لو احتاج الأمر مرة أخرى، هل يستعين بالمستشار نفسه أم لا؟
المعرّفون الذين يعطيك إياهم المستشار اختارهم هو. لذلك اسأل أيضاً زملاءك الذين تثق بهم: مع من عملوا لحاجة مشابهة، وماذا كانت النتيجة؟
٦. كيف تُحسب الأتعاب، وماذا يحدث إن تغيّر نطاق العمل؟
في رأيي، من حقّ كل شخص أن يحصل على قيمة بقدر المال الذي يدفعه. ومدوّنة الأخلاقيات المهنية لمعهد المستشارين الإداريين الأمريكي (IMC USA) تطلب هي أيضاً من أعضائها أن يتّفقوا مسبقاً مع العميل على أساس الأتعاب والمصاريف الجانبية.
- الإجابة الجيّدة: أساس الأتعاب والمصاريف الجانبية واضح مسبقاً، والدفعات مرتبطة بمراحل العمل، وإن تغيّر نطاق العمل يُسجَّل التغيير ويُحدَّث العقد.
- علامة مقلقة: لا يقول على أيّ أساس تُحسب الأتعاب.
في الأتعاب بالساعة رأيان. رأي يقول إن الأتعاب بالساعة تصنع تضارب مصالح، أي تفصل مصلحة المستشار عن مصلحتك: كلما طال المشروع زاد دخله. ويقترح هذا الرأي سعراً ثابتاً، أو على الأقل سقفاً للساعات. والرأي الآخر يقول إن الأتعاب بالساعة مناسبة حين لا يمكن تحديد نطاق العمل مسبقاً.
إن كانت ميزانيتك قليلة، فصغّر نطاق العمل. لا تذهب إلى مستشار أضعف.
٧. ماذا تطلب منّا؟
إن لم يتجاوب الموظفون مع العمل، تُنفَّذ توصيات المستشار بشكل سيّئ أو لا تُنفَّذ أصلاً.
- الإجابة الجيّدة: يكتب في مقترحه ما الالتزامات التي عليك.
ودورك أنت واضح أيضاً. لا تُخفِ المعلومات عن المستشار. قل لموظفيك لماذا جاء، وأبقِهم على علم بتقدّم العمل.
٨. هل توصي فقط، أم تكون إلى جانبنا في التنفيذ أيضاً؟
بعض المستشارين يشخّصون المشكلة ويضعون خطة. وبعضهم الآخر ينفّذ الخطة. لا يوجد مستشار جيّد في كل شيء، لذلك عليك أنت أن تعرف أيّهما تحتاج.
- الإجابة الجيّدة: يذكر تخصّصه بشكل دقيق ومحدود، ويبقى متاحاً مدّة بعد تسليم العمل للتعديل والمشورة، وتدريب موظفيك أحد مخرجات عمله.
- علامة مقلقة: يشرح تخصّصه بقائمة طويلة. أو تطلب منه التنفيذ أيضاً، وليس لديه سجلّ في تنفيذ توصياته.
٩. هل تعمل مع منافس مباشر لنا؟ وهل تربح ممّا توصي به؟
مدوّنة الأخلاقيات المهنية لمعهد المستشارين الإداريين الأمريكي تطلب من أعضائها أن يفصحوا مبكراً عن كل ما قد يؤثّر في حكمهم.
- الإجابة الجيّدة: يقول بوضوح هل يعمل مع منافس مباشر لك أم لا. وإن كانت له منفعة في المنتج أو الخدمة التي يوصي بها، يقول ذلك مسبقاً ولا يأخذ عمولة من دون موافقتك. ويوقّع اتفاقية السرّية أيضاً.
- علامة مقلقة: يتحدّث بسهولة عن المعلومات السرّية لعملائه السابقين. وقد يفعل الشيء نفسه بمعلوماتك.
١٠. إن خالفت رأينا، هل تقول ذلك؟
المستشار الذي يوافق على كل كلامك ليست له قيمة كبيرة عندك.
- الإجابة الجيّدة: له رأيه الخاص ويدافع عنه.
- علامة مقلقة: يوافق على كل ما تقوله.
إجابة هذا السؤال تعرفها من سلوكه أكثر ممّا تعرفها من كلامه.
١١. كيف يمكن إنهاء التعاون، ومن يملك مخرجات العمل؟
وضّح نهاية العمل منذ البداية.
- الإجابة الجيّدة: معروف بأيّ مهلة يستطيع كل طرف أن ينهي التعاون، وماذا يُدفع مقابل العمل المنجز حتى ذلك اليوم، وكيف تُعاد المعلومات السرّية، ومن يملك مخرجات العمل.
المدوّنة نفسها تطلب من المستشار أن يعرض الانسحاب من تلقاء نفسه إن تعرّض حياده للخطر.
ما يجب أن يُكتب في عقد الاستشارات الإدارية
- الهدف ونطاق العمل
- المخرجات، والأعمال التي لا تدخل في العقد
- موعد البدء والانتهاء، ومراحل العمل
- مستوى خبرة من ينفّذون العمل
- أساس الأتعاب، والمصاريف الجانبية، ومواعيد الدفعات
- كيف يُسجَّل التغيير في نطاق العمل
- سرّية المعلومات
- العمل مع منافس مباشر، والإفصاح عن تضارب المصالح
- ملكية مخرجات العمل
- شروط إنهاء التعاون
هذه القائمة مأخوذة من مصادر أجنبية وليست استشارة قانونية. قبل التوقيع، اعرض نص العقد على محامٍ.
ثلاثة أخطاء شائعة في اختيار المستشار الإداري والعمل معه
- الدفع مقابل الاسم الكبير. قد يكون لدى الشركات المتخصّصة تخصّص أعمق في الموضوع نفسه، وقد تكون أرخص أيضاً.
- اختيار أرخص عرض، أو المقترح الأفضل كتابةً. بعض الشركات تصرف وقتاً كثيراً على كتابة المقترح وهي ضعيفة في التنفيذ.
- ترك التوصيات. العقد الموقَّع لا يعني أن المشكلة حُلّت. إن تركت التوصيات قبل إتمامها، لا يصل عمل المستشار إلى نتيجة.
المصادر
كل المصادر باللغة الإنجليزية.
- David A. Fields في IndustryWeek: ١٠ أسئلة عليك أن تطرحها قبل الاستعانة بمستشار
- معهد المستشارين الإداريين الأمريكي (IMC USA): مدوّنة الأخلاقيات المهنية
- بنك تنمية الأعمال الكندي (BDC): الاستعانة بمستشار أعمال وكيف تحصل على أعلى عائد
- Hélène Laffitte في Consulting Quest: دليل شراء الخدمات الاستشارية
- Alan Weiss: كيف تختار مستشاراً
- Gordon Sheppard، جمعية المستشارين الإداريين الكندية (CMC-Canada): خمس خطوات للاستعانة بالمستشار الإداري المناسب
- Management-Issues: ما يُفعل وما لا يُفعل عند الاستعانة بمستشار
- Consultancy.uk: سبعة أخطاء يقع فيها العملاء عند اختيار شركة استشارات
- Purdue Extension: دليل الاستعانة بمستشار
- Ironclad: عقد الاستشارات
- LegalVision: ستة بنود أساسية في عقد الاستشارات