مشاور کسب‌وکار خوب را از جواب‌هایش می‌شود شناخت. یازده سؤال برای قبل از امضای قرارداد، با نشانه‌ی جواب خوب و جواب نگران‌کننده.
یک جلسه‌ی خوب، یک ارائه‌ی مرتب و یک اسم آشنا برای امضای قرارداد مشاوره کافی به نظر می‌رسد. کافی نیست.
راه مطمئن‌تر برای انتخاب مشاور کسب‌وکار این است که سؤال بپرسید و به جواب‌هایش دقت کنید. این یادداشت یازده سؤال دارد و برای بیشترشان می‌گوید جواب خوب چه شکلی است و چه جوابی باید نگرانتان کند.
لازم نیست این سؤال‌ها را مثل بازجویی بپرسید. یک گفت‌وگوی معمولی کافی است. به این هم دقت کنید که مشاور کدام‌ها را قبل از اینکه بپرسید، خودش جواب می‌دهد.
این فهرست را از راهنماهای معتبر انتخاب مشاور جمع کرده‌ام. منابعش آخر یادداشت آمده است.
اول یک سؤال از خودتان: می‌دانید کجا می‌خواهید بروید و چرا؟
در یادداشت کسب‌وکاری که بایستد، مرداب می‌شود نوشتم که حرکت یعنی بدانید به کجا می‌روید، چرا می‌روید و چطور. اگر «چرا» را بدانید و «چطور» را ندانید، یک نفر می‌تواند راه را نشانتان بدهد. اما به کسی که نمی‌داند کجا می‌خواهد برود، هیچ‌کس نمی‌تواند راه نشان بدهد.
مشاور همان کسی است که راه را نشان می‌دهد. مقصد را شما باید بدانید.
یک اشتباه هم هست که بهتر است قبل از قرارداد از آن دور بمانید: اینکه تصمیمتان را گرفته باشید و فقط بخواهید کسی آن را تأیید کند. صاحبان کسب‌وکاری که با این نیت سراغ مشاور می‌روند، اغلب تجربه‌ی بدی از کار با او پیدا می‌کنند.
۱. قبل از اینکه پیشنهادی بدهید، برای شناختن مشکل ما چه می‌کنید؟
علت واقعی مشکل یک کسب‌وکار اغلب با چیزی که صاحبش فکر می‌کند فرق دارد. مشاوری که سؤال خوب نمی‌پرسد، مثل پزشکی است که بدون معاینه نسخه می‌نویسد.
- جواب خوب: قبل از نوشتن پروپوزال با شما جلسه می‌گذارد و سؤال زیاد می‌پرسد تا نیازتان را بفهمد.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: قبل از جمع کردن اطلاعات، راه‌حل می‌دهد.
۲. وقتی این کار تمام شود، کسب‌وکار ما چه فرقی کرده است؟
این سؤال دنبال نتیجه است، نه فهرست کارهایی که مشاور انجام می‌دهد.
- جواب خوب: یک نتیجه‌ی مشخص برای کسب‌وکار را نام می‌برد که بشود آن را سنجید.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: به‌جای نتیجه، روش کار و مرحله‌هایش را توضیح می‌دهد. یا وعده‌ی تغییر یک‌شبه می‌دهد.
۳. دقیقاً چه چیزی تحویل می‌دهید و چه چیزی جزو کار نیست؟
خیلی از پروژه‌های مشاوره به این دلیل شکست می‌خورند که دامنه‌ی کارشان خیلی گسترده یا مبهم است.
- جواب خوب: خروجی‌های مشخص، کارهایی که جزو این قرارداد نیست، و زمان‌بندی واقع‌بینانه.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: عبارت‌های کلی مثل «همراهی در استراتژی»، بدون خروجی مشخص.
۴. کار را چه کسی انجام می‌دهد؟
در شرکت‌های مشاوره پیش می‌آید که افراد ارشد پروژه را بفروشند و بیشتر کار را افراد کم‌تجربه‌تر انجام بدهند. تیمی که هم ارشد دارد و هم کم‌تجربه، فقط وقتی جواب می‌دهد که افراد ارشد درگیر کار بمانند.
- جواب خوب: نام و سابقه‌ی کسانی که کار را انجام می‌دهند در پروپوزالش آمده است.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: ارائه‌اش قوی است، ولی تیم اجرایش ضعیف است یا معلوم نیست کیست.
اگر برای سطح مشخصی از تجربه پول می‌دهید، همان سطح را در قرارداد بنویسید.
۵. همین نتیجه را برای چه کسی گرفته‌اید و با چه کسی می‌توانیم حرف بزنیم؟
معرف خوب چهار ویژگی دارد: واقعی است، کارش به نیاز شما مربوط است، با همین تیم کار کرده و کارش مال همین چند سال اخیر است.
- جواب خوب: چند معرف می‌دهد که درباره‌ی خود او حرف می‌زنند، نه فقط درباره‌ی شرکتش.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: از دادن معرف طفره می‌رود.
از معرف بپرسید اگر دوباره لازم شود، همین مشاور را می‌گیرد یا نه.
معرف‌هایی را که خود مشاور می‌دهد، خودش انتخاب کرده است. برای همین از همکاران مورد اعتمادتان هم بپرسید برای نیاز مشابه با چه کسی کار کرده‌اند و نتیجه چه بوده است.
۶. دستمزد چطور حساب می‌شود و اگر دامنه‌ی کار عوض شد چه می‌شود؟
به نظر من هر کسی حق دارد به اندازه‌ی پولی که می‌دهد ارزش بگیرد. آیین‌نامه‌ی اخلاق حرفهای مؤسسه‌ی مشاوران مدیریت آمریکا هم از اعضایش می‌خواهد مبنای دستمزد و هزینه‌های جانبی را از قبل با مشتری توافق کنند.
- جواب خوب: مبنای دستمزد و هزینه‌های جانبی از قبل روشن است، پرداخت‌ها به مرحله‌های کار وصل است، و اگر دامنه‌ی کار عوض شد، تغییر ثبت می‌شود و قرارداد به‌روز می‌شود.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: نمی‌گوید دستمزد بر چه مبنایی حساب می‌شود.
درباره‌ی دستمزد ساعتی دو نظر هست. یک نظر می‌گوید دستمزد ساعتی تضاد منافع می‌سازد، یعنی نفع مشاور را از نفع شما جدا می‌کند: هر چه پروژه طولانی‌تر شود، او بیشتر درآمد دارد. این نظر قیمت ثابت را پیشنهاد می‌کند، یا دست‌کم سقفی برای ساعت‌ها. نظر دیگر می‌گوید وقتی نمی‌شود دامنه‌ی کار را از قبل تعریف کرد، دستمزد ساعتی مناسب است.
اگر بودجه‌تان کم است، دامنه‌ی کار را کوچک‌تر کنید. سراغ مشاور ضعیف‌تر نروید.
۷. از ما چه می‌خواهید؟
اگر کارکنان با کار همراه نشوند، توصیه‌های مشاور بد اجرا می‌شود یا اصلاً اجرا نمی‌شود.
- جواب خوب: در پروپوزالش می‌نویسد شما چه تعهدهایی دارید.
سهم شما هم روشن است. اطلاعات را از مشاور پنهان نکنید. به کارکنانتان بگویید او برای چه آمده است و آن‌ها را از پیشرفت کار باخبر نگه دارید.
۸. فقط توصیه می‌کنید یا در اجرا هم کنار ما هستید؟
بعضی مشاورها مشکل را تشخیص می‌دهند و برنامه می‌دهند. بعضی دیگر برنامه را اجرا می‌کنند. هیچ مشاوری در همه‌چیز خوب نیست، پس شما باید بدانید کدام را لازم دارید.
- جواب خوب: تخصصش را دقیق و محدود می‌گوید، بعد از تحویل کار تا مدتی برای اصلاح و مشورت در دسترس می‌ماند، و آموزش کارکنان شما یکی از خروجی‌های کارش است.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: تخصصش را با یک فهرست بلند توضیح می‌دهد. یا اجرا را هم از او می‌خواهید، ولی سابقه‌ای از اجرای توصیه‌هایش ندارد.
۹. با رقیب مستقیم ما کار می‌کنید؟ از چیزی که توصیه می‌کنید سودی می‌برید؟
آیین‌نامه‌ی اخلاق حرفهای مؤسسه‌ی مشاوران مدیریت آمریکا از اعضایش می‌خواهد هر چیزی را که ممکن است روی قضاوتشان اثر بگذارد، زود اعلام کنند.
- جواب خوب: روشن می‌گوید با رقیب مستقیم شما کار می‌کند یا نه. اگر در محصول یا خدمتی که توصیه می‌کند نفعی دارد، از قبل می‌گوید و بدون موافقت شما پورسانتی نمی‌گیرد. قرارداد محرمانگی را هم امضا می‌کند.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: درباره‌ی اطلاعات محرمانه‌ی مشتری‌های قبلی‌اش راحت حرف می‌زند. ممکن است با اطلاعات شما هم همین کار را بکند.
۱۰. اگر با نظر ما مخالف باشید، می‌گویید؟
مشاوری که با همه‌ی حرفهای شما موافق است، ارزش چندانی برایتان ندارد.
- جواب خوب: نظر خودش را دارد و از آن دفاع می‌کند.
- نشانه‌ی نگران‌کننده: با هر چه می‌گویید موافقت می‌کند.
جواب این سؤال را بیشتر از رفتارش می‌فهمید تا از حرفش.
۱۱. چطور می‌شود همکاری را تمام کرد و خروجی‌های کار مال کیست؟
پایان کار را همان اول روشن کنید.
- جواب خوب: معلوم است هر طرف با چه مهلتی می‌تواند همکاری را تمام کند، بابت کاری که تا آن روز انجام شده چه پرداخت می‌شود، اطلاعات محرمانه چطور برمی‌گردد و خروجی‌های کار مال کیست.
همان آیین‌نامه‌ی اخلاق حرفهای از مشاور می‌خواهد اگر بی‌طرفی‌اش به خطر افتاد، خودش پیشنهاد کناره‌گیری بدهد.
چیزهایی که باید در قرارداد مشاوره نوشته شود
- هدف و دامنه‌ی کار
- خروجی‌ها، و کارهایی که جزو قرارداد نیست
- زمان شروع و پایان، و مرحله‌های کار
- سطح تجربه‌ی کسانی که کار را انجام می‌دهند
- مبنای دستمزد، هزینه‌های جانبی و زمان پرداخت‌ها
- اینکه تغییر در دامنه‌ی کار چطور ثبت می‌شود
- محرمانگی اطلاعات
- کار با رقیب مستقیم و اعلام تضاد منافع
- مالکیت خروجی‌های کار
- شرایط پایان همکاری
این فهرست از منابع خارجی آمده و مشاوره‌ی حقوقی نیست. قبل از امضا، متن قرارداد را به یک وکیل نشان بدهید.
سه اشتباه رایج در انتخاب مشاور کسب‌وکار و کار با او
- پول دادن برای اسم بزرگ. شرکت‌های تخصصی ممکن است در همان موضوع تخصص عمیق‌تری داشته باشند و ارزان‌تر هم باشند.
- انتخاب ارزان‌ترین پیشنهاد، یا پروپوزالی که از همه بهتر نوشته شده. بعضی شرکت‌ها برای نوشتن پروپوزال خیلی وقت می‌گذارند و در اجرا ضعیف‌اند.
- رها کردن توصیه‌ها. قرارداد امضاشده به این معنا نیست که مشکل حل شده است. اگر توصیه‌ها را نیمه‌کاره رها کنید، کار مشاور به نتیجه نمی‌رسد.
منابع
همه‌ی منابع به زبان انگلیسی‌اند.
- David A. Fields، ۱۰ سؤالی که قبل از گرفتن مشاور باید بپرسید، IndustryWeek
- آیین‌نامه‌ی اخلاق حرفهای، مؤسسه‌ی مشاوران مدیریت آمریکا (IMC USA)
- گرفتن مشاور کسب‌وکار: چطور بیشترین بازده را بگیرید، بانک توسعه‌ی کسب‌وکار کانادا (BDC)
- Hélène Laffitte، راهنمای خرید خدمات مشاوره، Consulting Quest
- Alan Weiss، چطور مشاور انتخاب کنیم
- Gordon Sheppard، پنج گام برای گرفتن مشاور مدیریت مناسب، انجمن مشاوران مدیریت کانادا (CMC-Canada)
- بایدها و نبایدهای گرفتن مشاور، Management-Issues
- هفت اشتباه مشتری‌ها در انتخاب شرکت مشاوره، Consultancy.uk
- راهنمای گرفتن مشاور، Purdue Extension
- قرارداد مشاوره، Ironclad
- شش بند اصلی قرارداد مشاوره، LegalVision